A gestão de espaço físico é um, entre vários, desafios que surgiram com o crescimento do trabalho híbrido. 

Com a redução de espaço, motivada por necessidades econômicas e pelo fato dos colaboradores não estarem no escritório os cinco dias da semana, muitas empresas mudaram seu layout antigo. 

No lugar de ambientes ociosos, como salas de reunião usadas poucas vezes na semana, entrou em cena o compartilhamento de espaços.  

Além da sala para reunir a equipe ou o estacionamento, as próprias estações de trabalho passaram a ser compartilhadas entre os colaboradores. Afinal, não é inteligente manter equipamentos para uso esporádico. 

Mas é preciso monitoria eficiente para que esse compartilhamento ocorra de forma correta, evitando que dois colaboradores contem com uma máquina que só poderá ser usada por um deles.

Mais uma vez, para evitar problemas provocados por controles de reserva manuais ou obsoletos, a melhor estratégia é adotar uma plataforma para gestão de espaço físico. 

Descubra porque uma ferramenta inovadora vai garantir que o trabalho híbrido em sua empresa ocorra de modo organizado e produtivo

Colaboração e boa comunicação são essenciais no trabalho híbrido 

Muitas empresas optaram por adotar o modelo de trabalho híbrido, nos pós-pandemia, em função da maior motivação da força de trabalho e da economia

Uma parte dessa redução de custos vem da possibilidade de ter locais menores, diminuindo significativamente os gastos com aluguel, IPTU e manutenção. 

Segundo matéria do G1, entre as organizações que definiram o modelo híbrido, 30% exigem a presença dos colaboradores 3 vezes por semana. Enquanto 28% pedem que seus profissionais marquem presença em dois dias úteis. 

Com locais menores, menos vagas na garagem e equipamentos a serem compartilhados, a gestão de espaço físico deve ser precisa.  

Afinal, seria muito desconfortável se dois colaboradores chegassem à empresa, no mesmo dia e horário, certos de poder usar a mesma estação de trabalho e computador.  

Ou, pior ainda, agendar duas reuniões simultâneas com clientes diferentes, considerando o uso da mesma sala. 

Para evitar esse tipo de situação é essencial que haja uma comunicação eficiente. E um sistema apropriado para verificar a disponibilidade – na data e horários desejados – de todos os itens e ambientes necessários para o bom desempenho da atividade diária.

Da mesma forma, a plataforma para gestão de espaço físico deve facilitar o cancelamento de reservas, mantendo as informações sempre atualizadas, em tempo real. 

Outro ponto importante para o trabalho híbrido ocorrer de modo eficiente e confortável para todos é a consciência do usuário.  

Isso significa ter cuidados ainda maiores para que cada item comum esteja devidamente pronto para ser usado pela próxima pessoa que ocupará o espaço. 

Benefícios de uma plataforma para gestão de espaço físico no trabalho híbrido 

O trabalho híbrido une as facilidades do home office, ao mesmo tempo que permite ao profissional ir à empresa, algumas vezes por mês, para interagir com os colegas. 

Já a empresa trabalha o employee experience, proporcionando uma melhor experiência aos colaboradores e, assim, aumentando o engajamento e motivação. Duas condições importantes para manter os talentos na organização e atrair novos profissionais de alto nível. 

Adotar recursos tecnológicos modernos para fazer a gestão do espaço físico possibilita atingir os objetivos acima e vai além, proporcionando benefícios para o time e a empresa: 

  • Colaboradores: a segurança de que encontrará tudo o que precisa, em equipamentos, materiais e espaços, para o trabalho presencial ser eficiente e produtivo. E, claro, a certeza de que não haverá outro colega utilizando os mesmos itens  reservados; 
  • Empresa: gerenciar de forma eficiente o uso dos ativos organizacionais que passam a ser compartilhados – e não mais de uso exclusivo. Além de garantir que tudo esteja em ordem e liberado para as pessoas que vão trabalhar presencialmente, também permite otimizar os recursos da empresa, usando-os com mais inteligência.

Plataforma Remote by Home Agent: a melhor opção para a gestão de espaço físico 

A adoção do trabalho híbrido vem ganhando terreno e, tudo indica, continuará a crescer. O que é uma excelente notícia, haja vista que gera vantagens para empresa e para colaboradores

Porém, como toda novidade, exige adaptação. Uma delas é ter controle total sobre tudo o que é compartilhado entre as equipes. 

Nesse sentido, um sistema inovador para gestão de espaço físico, como a Plataforma Remote by Home Agent faz toda a diferença.  

Com o Remote é muito fácil para o colaborador efetuar reservas de: 

  • Mesa e equipamentos variados;
  • Sala de reunião ou auditório; 
  • Vagas no estacionamento; 
  • Espaço de convivência. 

Também é muito prático, ajudando o responsável pela organização e controle desses itens, a deixar tudo devidamente preparado para que o colaborador chegue e realize suas tarefas com eficiência

Da mesma forma, permite aos gestores verificar o mau uso de ambientes e equipamentos, providenciando as ações necessárias para correção. Assim como para melhorar a conscientização de cada usuário. 

Em outras palavras, Remote atua de ponta a ponta na gestão de espaço físico: da reserva aos cuidados com cada ativo que é compartilhado. 

Gestão de espaço físico é mais um desafio do trabalho híbrido 

Conheça a funcionalidade para gestão de espaço físico de Remote e todas as demais: fale com os especialistas da Home Agent. 

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